Política Institucional Protección de Datos Personales
Esta es nuestra politica de proteccion de datos personales. Conoce los lineamientos, medidas de seguridad y principios que rigen la recopilación, almacenamiento, uso y protección de los datos personales en ELOMUX Academy.
Table of Contents
Control Documental
Codigo: ELA-POL-DAT-001
Versión: 1.0
Estado: Vigente
Clasificación: Política Institucional
Responsable: Dir. Académica
Institución: ELOMUX Academy
Lugar: Lima, Perú
Aprobado por: Jessy Peter Son Alcoser Heredia
Fecha de Aprobación: 11/07/2026
Objetivo
La presente política de proteccion de datos personales establece los principios, lineamientos y responsabilidades relacionados con la recopilación, tratamiento, almacenamiento, conservación, utilización y eliminación de los datos administrados por ELOMUX Academy durante el desarrollo de sus actividades académicas, administrativas y tecnológicas.
Su finalidad es garantizar el tratamiento adecuado de la información personal de estudiantes, docentes, colaboradores, postulantes, proveedores y demás personas cuyos datos sean administrados por la Academia, respetando la normativa vigente y promoviendo una cultura institucional orientada a la protección de la privacidad y la seguridad de la información.
Alcance
La presente política de proteccion de datos personales será aplicable a toda información personal recopilada, registrada o administrada por ELOMUX Academy mediante cualquier medio físico o digital.
Comprende, entre otros:
- Estudiantes.
- Postulantes.
- Docentes.
- Instructores.
- Tutores.
- Colaboradores.
- Evaluadores.
- Autores de contenido.
- Proveedores.
- Usuarios del sitio web institucional.
- Participantes de programas académicos.
- Personas que mantengan cualquier relación académica, administrativa o tecnológica con ELOMUX Academy.
La presente política será de cumplimiento obligatorio para todas las áreas de la Academia que intervengan en el tratamiento de datos personales.
Marco normativo
La presente política de proteccion de datos personales se aplicará conforme a la normativa vigente sobre protección de datos personales y demás disposiciones aplicables.
Cuando corresponda, ELOMUX Academy adoptará las medidas necesarias para adecuar sus procesos a las modificaciones normativas que pudieran producirse.
Definiciones
Para efectos de la presente política se entenderá por:
Dato personal: Información que identifica o puede identificar a una persona natural.
Tratamiento de datos: Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recopilación, registro, organización, almacenamiento, utilización, consulta, modificación, transferencia, conservación o eliminación.
Titular de los datos: Persona natural a quien pertenecen los datos personales.
Base de datos institucional: Conjunto organizado de información administrado por ELOMUX Academy.
Responsable del tratamiento: Área o persona autorizada por la Academia para administrar datos personales conforme a sus funciones.
Principios del tratamiento de datos personales
Toda actividad orientada al tratamiento de la información se rige por la política de protección de datos personales, garantizando el cumplimiento de los principios institucionales de legalidad, finalidad y transparencia.
5.1 Legalidad
Los datos personales serán tratados conforme a la normativa aplicable y únicamente para fines institucionales legítimos.
5.2 Finalidad
Los datos personales serán recopilados exclusivamente para las finalidades previamente definidas por ELOMUX Academy.
No podrán utilizarse para fines incompatibles con aquellos que motivaron su recopilación.
5.3 Proporcionalidad
La Academia únicamente recopilará los datos personales estrictamente necesarios para el desarrollo de sus actividades académicas, administrativas o tecnológicas.
5.4 Calidad de los datos
Los datos personales deberán mantenerse actualizados, completos y, cuando corresponda, corregidos.
5.5 Seguridad
ELOMUX Academy implementará medidas administrativas, organizativas y tecnológicas destinadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción o divulgación indebida.
5.6 Confidencialidad
Toda persona que acceda a datos personales como consecuencia de sus funciones deberá mantener reserva sobre la información conocida durante el ejercicio de sus actividades. La obligación de confidencialidad continuará vigente aun cuando finalice la relación con ELOMUX Academy.
Datos personales que podrán recopilarse
Las disposiciones establecidas para la proteccion de datos personales se aplicarán a toda la información recopilada, registrada o administrada por ELOMUX Academy mediante cualquier medio físico o digital. Dependiendo de la naturaleza del servicio académico o administrativo, ELOMUX Academy podrá recopilar y tambien tener protección de datos personales, entre otros, los siguientes datos:
- Nombres y apellidos.
- Documento de identidad.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Correo electrónico.
- Número telefónico.
- Dirección de residencia.
- Información académica.
- Historial de matrícula.
- Resultados académicos.
- Estado de certificación.
- Registros de asistencia.
- Registros de acceso a plataformas.
- Evidencias de evaluación.
- Información necesaria para la emisión y verificación de credenciales.
- Información de facturación o comprobantes de pago, cuando corresponda.
La recopilación y proteccion de datos personales se limitará a la información necesaria para el cumplimiento de las finalidades institucionales.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán utilizarse para:
- Gestionar procesos de matrícula.
- Administrar programas formativos.
- Registrar asistencia.
- Gestionar evaluaciones.
- Determinar resultados académicos.
- Emitir certificados y credenciales.
- Mantener el Registro Académico Institucional.
- Gestionar el Registro Institucional de Credenciales.
- Verificar la autenticidad de las credenciales emitidas.
- Brindar soporte académico.
- Atender consultas o solicitudes.
- Gestionar procesos administrativos.
- Cumplir obligaciones legales.
- Elaborar estadísticas institucionales utilizando, cuando corresponda, información anonimizada.
- Mejorar la calidad de los servicios académicos.
Nuestra normativa respecto a la proteccion de datos personales dice: los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas sin la autorización correspondiente del titular o sin otra base legítima prevista por la normativa aplicable.
Transferencia y comunicación de datos
ELOMUX Academy no compartirá datos personales con terceros, salvo cuando:
- Exista autorización del titular de los datos.
- Sea necesario para la prestación de servicios contratados por la Academia.
- Exista obligación legal.
- Sea requerido por autoridad competente conforme a la legislación aplicable.
- Resulte necesario para la emisión o verificación de credenciales mediante plataformas autorizadas por la Academia.
Toda transferencia de información deberá realizarse adoptando medidas razonables para garantizar la protección de los datos personales.
Publicación de credenciales académicas
ELOMUX Academy podrá implementar mecanismos públicos de verificación de credenciales académicas.
Los sistemas de verificación únicamente mostrarán la información necesaria para comprobar la autenticidad y vigencia de la credencial emitida.
Como regla general, podrán mostrarse:
- Nombre del estudiante.
- Nombre del programa formativo.
- Código de la credencial.
- Estado de la credencial.
- Fecha de emisión.
- Versión del programa cursado.
No se publicarán datos personales innecesarios ni información protegida por la presente política.
Uso de información anonimizada
ELOMUX Academy podrá utilizar información previamente anonimizada para:
- Elaborar estadísticas institucionales.
- Analizar indicadores académicos.
- Mejorar programas formativos.
- Desarrollar investigaciones educativas.
- Evaluar procesos institucionales.
- Fortalecer la calidad académica.
La información utilizada con estos fines no deberá permitir la identificación directa o indirecta de los titulares de los datos.
Conservación de la Información
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recopilación, así como para atender obligaciones legales, académicas, administrativas o de auditoría.
La Academia podrá conservar determinada información académica cuando resulte necesaria para:
- Mantener el historial académico del estudiante.
- Verificar la autenticidad de credenciales emitidas.
- Atender procesos de revisión académica.
- Cumplir obligaciones legales.
- Garantizar la trazabilidad institucional.
Finalizado el periodo de conservación aplicable, los datos podrán eliminarse, anonimizarse o archivarse conforme a la normativa vigente y a las políticas institucionales.
Medidas de seguridad
ELOMUX Academy implementará medidas administrativas, organizativas y tecnológicas destinadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción o divulgación indebida.
Entre dichas medidas podrán incluirse:
- Control de acceso a la información.
- Gestión de usuarios y perfiles.
- Autenticación de usuarios.
- Registro de actividades sobre los sistemas.
- Copias de seguridad.
- Cifrado de información cuando resulte necesario.
- Protección de servidores y plataformas tecnológicas.
- Procedimientos de recuperación ante incidentes.
- Capacitación del personal autorizado.
Las medidas implementadas deberán revisarse periódicamente conforme a la evolución tecnológica y a los riesgos identificados.
Acceso a los datos personales
El acceso a los datos personales estará limitado al personal que requiera dicha información para el cumplimiento de sus funciones.
Cada área únicamente podrá acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus actividades institucionales.
La asignación de permisos de acceso deberá realizarse aplicando el principio de mínimo privilegio, otorgando únicamente las autorizaciones estrictamente necesarias para el desempeño de cada función.
Toda persona autorizada deberá mantener la confidencialidad de la información a la que tenga acceso.
Incidentes de seguridad
Cuando ELOMUX Academy detecte un incidente que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales, adoptará las medidas necesarias para:
- Contener el incidente.
- Evaluar su alcance.
- Reducir los riesgos asociados.
- Recuperar la información cuando resulte posible.
- Implementar acciones correctivas para evitar su repetición.
Cuando la normativa aplicable lo exija, la Academia realizará las comunicaciones correspondientes a las autoridades competentes y a los titulares afectados.
Derechos del titular de los datos personales
El titular de los datos personales podrá ejercer los derechos que le reconozca la normativa aplicable y las políticas institucionales de ELOMUX Academy.
Entre ellos podrá solicitar, cuando corresponda:
- Acceder a sus datos personales.
- Solicitar la actualización o corrección de información inexacta o incompleta.
- Solicitar la eliminación de datos cuando resulte procedente conforme a la normativa aplicable.
- Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos cuando corresponda.
- Presentar consultas o solicitudes relacionadas con el tratamiento de su información personal.
El ejercicio de estos derechos se realizará mediante los canales institucionales habilitados por ELOMUX Academy. La atención de las solicitudes se efectuará dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente.
Responsabilidades
16.1 Dirección Académica
Es responsable de aprobar la presente política y supervisar su cumplimiento institucional.
16.2 Área de Gestión Académica
Es responsable de administrar la información académica conforme a la presente política y garantizar el tratamiento adecuado de los datos personales bajo su responsabilidad.
16.3 Área de Tecnología de la Información
Es responsable de implementar y mantener las medidas técnicas de seguridad necesarias para proteger los sistemas de información y las bases de datos institucionales.
16.4 Colaboradores autorizados
Toda persona que tenga acceso a datos personales deberá respetar la presente política y mantener la confidencialidad de la información tratada.
Relación con otros documentos institucionales
La presente política complementa las disposiciones contenidas en los siguientes documentos institucionales:
- ELA-DIR-INS-001 — Directriz Institucional de Identidad de ELOMUX Academy.
- ELA-REG-ACA-001 — Reglamento Académico General.
- ELA-POL-PRI-001 — Política Institucional de Privacidad.
- ELA-POL-CRED-001 — Política Institucional de Certificación y Credenciales.
- ELA-POL-IA-001 — Política Institucional de Uso Responsable de Inteligencia Artificial en el Aprendizaje.
- ELA-POL-MAT-001 — Política de Uso de Materiales Académicos y Propiedad Intelectual.
- ELA-STD-COD-001 — Estándar Institucional de Codificación Académica y Documental.
- ELA-STD-EVA-001 — Estándar Institucional de Evaluación del Aprendizaje.
En caso de conflicto entre documentos institucionales, prevalecerán las disposiciones establecidas por la legislación vigente sobre proteccion de datos personales y, posteriormente, las políticas institucionales que regulen específicamente la materia.
Revisión y actualización
La presente política será revisada periódicamente por el Área de Gestión Académica, en coordinación con el Área de Tecnología de la Información, considerando:
- Cambios en la normativa aplicable sobre protección de datos personales.
- Incorporación de nuevas tecnologías.
- Nuevos servicios académicos.
- Modificaciones en los procesos institucionales.
- Riesgos identificados en materia de seguridad de la información.
- Oportunidades de mejora derivadas de auditorías internas o revisiones institucionales.
Las propuestas de actualización serán evaluadas por el Comité Académico y, una vez aprobadas, serán autorizadas por la Dirección Académica.
Toda modificación deberá generar una nueva versión del presente documento.
Las versiones anteriores deberán conservarse como parte del historial documental institucional.
Vigencia
La presente Política Institucional de Proteccion de Datos Personales entra en vigencia a partir de su fecha de aprobación.
Será de cumplimiento obligatorio para todas las áreas, colaboradores, docentes, instructores, tutores, evaluadores y demás personas que, en el ejercicio de sus funciones, tengan acceso a datos personales administrados por ELOMUX Academy.
Disposicion final
Toda situación no prevista en la presente Política será analizada inicialmente por el Área de Gestión Académica.
Cuando la naturaleza del caso requiera un análisis especializado relacionado con la seguridad de la información o la protección de datos personales, podrá solicitarse el pronunciamiento del Área de Tecnología de la Información o del Comité Académico, según corresponda.
Si la situación implica la interpretación de la normativa institucional, la adopción de una excepción o una decisión de carácter institucional, el expediente será elevado a la Dirección Académica para su resolución.
Las decisiones adoptadas conforme a esta disposición deberán documentarse y, cuando corresponda, incorporarse en futuras versiones de la presente Política.